La certification Qualiopi a été mise en place afin d’attester de la qualité du processus de formation mis en œuvre au sein des organismes de formation. Dès le 1er janvier 2022, cette certification sera obligatoire et indispensable pour continuer de bénéficier des financements publics et/ou mutualisés.
La certification Qualiopi permet aux organismes de formation dans un premier temps de rassurer leurs clients et financeurs en leur garantissant que leur organisme est de qualité. Elle permet également aux centres de formation une meilleure position sur le marché, étant donné que la qualité du centre est reconnue par une certification officielle. Concrètement la certification permet de pérenniser l’activité des organismes mais aussi l’investissement de ses financeurs.
Etape 1 : Faire quelques lectures avisées
Première étape vers la certification Qualiopi : lire. Indispensables, ces lectures vous permettront d’en savoir plus sur la certification en elle-même et sur ce qu’elle implique pour votre organisation.
Le référentiel RNCQ
Description du RNCQ (référentiel national de certification qualité), ce document présente les 7 critères ainsi que les 32 indicateurs d’appréciation. Selon vos activités, vous n’êtes peut-être pas concernés par tous les indicateurs. Cette lecture vous permettra de vérifier si votre organisme est en mesure de respecter les critères qui vous concernent.
Le Guide de lecture du Ministère du travail : « Référentiel national Qualité »
Publié par le Ministère du travail, le Guide de lecture précise les modalités d’audit associées au RNCQ. On y retrouve les éléments de preuve à fournir pour valider chaque indicateur d’appréciation.
Etape 2 : Mettre en place des pratiques efficientes
Élément central de votre préparation à Qualiopi, le système documentaire vous permettra d’organiser les éléments de preuve afin que vous et l’organisme certificateur vous y retrouviez aisément. Pour vous aiguiller, voici quelques points d’alerte à ne pas négliger :
Le temps de préparation
N’attendez pas la veille pour vous y mettre. Plusieurs mois sont à prévoir pour vous préparer correctement et tester l’ensemble de votre organisation. L’auditeur peut revenir 3 à 6 mois en arrière, il faut bien anticiper.
Vos pratiques au cœur
Se déplaçant dans vos locaux, l’organisme certificateur viendra voir comment fonctionne votre OF, afin de prouver que vous travaillez bien conformément aux indicateurs qui vous concernent. Il faudra par la suite veiller à conserver ses pratiques RNCQ dans le temps.
Un logiciel pour produire des éléments de preuve
Le fait d’utiliser un logiciel de gestion de votre OF vous permettra de produire plus simplement des éléments de preuve. En effet, centralisant votre activité (affichage de votre catalogue, inscription des stagiaires, questionnaires, facturation…), celui-ci vous permettra de fournir des preuves de votre conformité : affichage du catalogue avec les éléments attendus, taux de satisfaction, nombre de participants, taux d’obtention…
Se faire accompagner, se former ou se préparer soi-même ?
- L’accompagnement à la certification
Cette première solution est la plus simple pour vous, car vous pouvez vous consacrer au développement de votre OF sans vous soucier, ou presque, de la certification Qualiopi.
Avec un accompagnement vous :
- Gagnez du temps dans l’obtention de Qualiopi
- Bénéficiez du regard neuf et extérieur d’un expert, dont c’est le métier
Des formations existent pour revoir les bases (la réforme et ses enjeux et les différences entre DATADOCK et le Référentiel National Unique) mais surtout pour vous donner les clés pour préparer la certification Qualiopi.
- L’évaluation par un audit blanc
Cette solution vous permet d’avoir un état des lieux par un auditeur de vos pratiques en relation avec les indicateurs de Qualiopi, pour vérifier si vous pouvez aller à la certification les yeux fermés. Sinon, l’audit blanc vous permettra d’identifier les faiblesses de vos pratiques au regard du référentiel. Vous pourrez ainsi travailler de manière ciblée. indicateurs
- Le choix de se préparer soi-même
Cette dernière solution n’est pas celle que nous vous conseillons. Si toutefois vous optez pour cette démarche, gardez bien à l’esprit que pour l’audit de certification l’organisme certificateur se déplace dans les locaux de votre OF pour vérifier l’adéquation entre le référentiel et vos pratiques.
Choisir un certificateur
Vous êtes libre de choisir votre organisme certificateur parmi ceux accrédités par le COFRAC. Le référentiel RNCQ, étant unique, tous les certificateurs auront les mêmes méthodes d’évaluation.
Avant de contacter l’organisme certificateur choisi, préparez-vous, car il faudra lui fournir les informations suivantes (arrêté du 6 juin 2019) :
- Raison sociale de l’organisme
- Numéro d’enregistrement de la déclaration de l’activité
- Les catégories d’actions concernées par la certification
- La liste des sites liés au numéro d’enregistrement
- Les certifications déjà obtenues, leur validité et leur périmètre
- Le dernier BPF disponible
Outre ces informations, vous avez également la possibilité d’indiquer la date d’audit que vous souhaitez. Sur ces informations, l’organisme vous proposera une convention d’audit indiquant le déroulé de l’audit. L’engagement entre l’organisme certificateur et vous sera effectif après signature réciproque de la convention d’audit.
A savoir : Le tarif de l’audit est établi en fonction de sa durée liée au nombre d’activités que vous devez faire auditer, du nombre de sites et de votre chiffre d’affaires.
Programmer l’audit
Après la signature de la convention d’audit, une date vous sera proposée dans un délai maximum de 30 jours calendaires. Cependant, nous vous conseillons d’anticiper, car les organismes certificateurs risquent d’être saturés de demandes.
Et après ?
En cas de non-conformité aux indicateurs d’appréciation attendus, l’obtention de la certification est suspendue, vous devrez produire de nouveaux éléments de preuve. Suivant la gravité, la quantité et la récurrence des non-conformités, la certification peut ne pas être attribuée. Vous devrez alors mettre en place un plan d’action et corriger le tir dans le délai imparti.
Mis ce n’est pas tout, vous avez certainement dû entendre parler : la certification Qualiopi est valable 3 ans sous conditions : il y a un audit de surveillance 14 à 18 mois après la certification, puis un renouvellement au bout des 3 ans pour renouveler la certification.